Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SPDC)

Finalidade

Contemplar de forma equilibrada as necessidades informacionais da comunidade acadêmica, as tipologias documentárias estabelecidas, as ofertas do mercado editorial, os recursos financeiros disponíveis, o espaço destinado ao acervo nas bibliotecas, a preservação e o acesso, através de ações que visem a compra de material bibliográfico para as Bibliotecas da UFF. 

Objetivos

Geral: Orientar, executar e acompanhar a atualização e manutenção dos acervos das Bibliotecas da Universidade, possibilitando que as mesmas cumpram sua missão fundamental: proporcionar o acesso ao conhecimento.

Específicos:

• Elaborar instrumentos normativos para sistematização e padronização de procedimentos no que se refere ao desenvolvimento de coleções nas Bibliotecas;
• Atualizar o acervo das Bibliotecas da UFF através da aquisição por compra;
• Gerenciar a  compra de material bibliográfico;
• Racionalizar o uso dos recursos financeiros disponíveis para a compra, através de critérios pré estabelecidos conforme as necessidades e prioridades diagnosticadas;
• Planejar a aquisição de modo a atender as recomendações do MEC relativas a Bibliografia Básica, Bibliografia Complementar e Periódicos Especializados disponíveis nas Bibliotecas;
• Orientar as Bibliotecas quando da seleção do material visando atender ao Instrumento de Avaliação do INEP;
• Prestar informação as Bibliotecas e Coordenações de Cursos acerca do processo de compra;
• Elaborar e divulgar para o Sistema de Bibliotecas relatórios de controle da aquisição;
• Manter contato com os fornecedores da Compra;
• Divulgar para as Bibliotecas o Material Recebido, Não Recebido e Esgotado;
• Destinar para as Bibliotecas as doações recebidas na sede da SDC.

Perguntas Frequentes sobre Aquisição de Material Bibliográfico

1. Qual a origem da verba?
2. Como solicitar a compra de bibliografia para os cursos?
3. Qual a modalidade de compra adotada?
4. Qual é o fluxo do processo de aquisição por compra na SDC/SPDC?
5. Como o orçamento recebido é aplicado?
6. Como são adquiridos recursos eletrônicos?
7. Existem fontes alternativas para aquisição?
8. Como preparar a Biblioteca para receber a Comissão de Avaliação do MEC?

1. Qual a origem da verba?

Os recursos financeiros para a aquisição, atualização e manutenção do acervo são provenientes de orçamento disponibilizado anualmente pela Reitoria.

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2. Como solicitar a compra de bibliografia para os cursos?

Enviando para a SPDC anualmente as indicações de aquisição feitas pelas Coordenações. Estas indicações deverão ser encaminhadas em planilhas, separadas por curso, de acordo com o tipo de bibliografia, conforme os links a seguir:  Básica (nacional); Básica (estrangeira); Complementar (nacional); Complementar (estrangeira).

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3. Qual a modalidade de compra adotada?

A compra acontece por meio de licitação, na modalidade pregão eletrônico, tipo (maior desconto).  Atualmente a SDC trabalha com dois fornecedores licitantes: um para material nacional e outro para material importado.

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4. Qual é o fluxo do processo de aquisição por compra na SDC/SPDC?

A aquisição é centralizada, e gerenciada pela SPDC, que recebe as planilhas das bibliotecas com a identificação dos itens solicitados pelas Coordenações dos Cursos. Todos os pedidos são processados e enviados para as firmas licitantes em função do valor dos empenhos que são gerados pela PROGRAD, a partir do orçamento liberado pela Reitoria.  Os pedidos atendidos pelos fornecedores são entregues à SPDC, que faz a conferência do material, atesta e vista as Notas Fiscais que são encaminhadas para pagamento. É solicitado o tombamento à Coordenação de Administraçã Patrimonial da SAEP/UFF, e posteriormente enviado, juntamente com a listagem específica por Curso, para as bibliotecas.

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5. Como o orçamento recebido é aplicado?

São atendidos prioritariamente os cursos que passarão pelo processo de Avaliação Externa do MEC. O “Instrumento de Avaliação de Cursos de Graduação: presencial e a distância”, do INEP e as Diretrizes para a Formação e Desenvolvimento do Acervo no Sistema de Bibliotecas da UFF são ferramentas utilizadas neste processo.

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6. Como são adquiridos recursos eletrônicos?

O orçamento recebido é aplicado para aquisição de material impresso. Os e-books, bases de dados e periódicos eletrônicos disponíveis atualmente, foram adquiridos com verba proveniente de Editais apresentados a Agências de Fomento: Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio de Janeiro (FAPERJ) e Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP).

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7. Existem fontes alternativas para aquisição?

Sim. Para fomentar a pesquisa científica em universidades e instituições pelo Brasil, diversos órgãos ligados ao Ministério da Ciência e Tecnologia e secretarias estaduais fornecem apoio financeiro para pesquisadores e cientistas brasileiros, são as agências de fomento, entre elas: FAPERJ e FINEP.  Editais abertos por estas agências possibilitam, também, aquisição de acervo.  Neste caso é essencial se estabelecer uma parceria entre a Biblioteca e o corpo docente do(s) curso(s) por ela atendido(s).

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8. Como preparar a Biblioteca para receber a Comissão de Avaliação do MEC?

Tendo em vista a recepção aos avaliadores, a Diretoria de Avaliação da PROGRAD, preparou um roteiro de providências que Coordenações de Curso e Bibliotecas devem tomar a partir da notificação da data de avaliação pelo INEP, que é divulgada para todos os envolvidos no processo: Pró-Reitor de Graduação; Coordenação do Curso; Comissão de Avaliação Interna; Superintendência de Documentação.
Cabe à Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SPDC) informar à Biblioteca, o período da visita da Comissão de Avaliação do INEP agendado, assim como orientar quanto ao “Instrumento de Avaliação de Cursos de Graduação: presencial e a distância”, do INEP. Devem estar disponíveis para os avaliadores na visita "in loco" documentos norteadores da gestão da biblioteca (relatórios, regulamento, políticas, listagens diferenciadas do acervo, plano de contingência). Neste processo a SPDC exerce um papel importante, de orientação e suporte às Bibliotecas.

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